Web Development & SEO WEBart

Άρθρα » Domain & Hosting

Προβλήματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας

Views: 109 11 Φεβρουαρίου 2019
Προβλήματα με την ηλεκτρονική αλληλογραφία

Η επικοινωνία με e-mail αποτελεί τη χρησιμότερη υπηρεσία του διαδικτύου καθώς καλύπτει τόσο τις προσωπικές ό,σο και τις επαγγελματικές μας ανάγκες, αφού το περασμένο έτος (2018) διακινήθηκαν 300 δισ. μηνύματα από περίπου 4 δισ. χρήστες.

Θα γνωρίζετε ήδη ότι ο κόσμος της ηλεκτρονικής επικοινωνίας είναι γεμάτος από εμπόδια και προβλήματα, με τους χρήστες να παραπονούνται συχνά για:

  • Προβλήματα στην παραλαβή ή την αποστολή κάποιων μηνυμάτων τους
  • Υπερβολική ενόχληση λόγω ανεπιθύμητων μηνυμάτων
  • Ακόμα και θυματοποίηση, μέσα από μολυσμένα μηνύματα.

Σκεφτήκαμε να σας παρουσιάσουμε τα συνηθέστερα προβλήματα με τη λύση τους, ώστε να κατανοήσετε καλύτερα τις διαδικασίες και να βελτιώσετε τη διαδικτυακή σας εμπειρία.

Σε κάθε προβληματική αποστολή υπάρχουν ΟΚΤΩ (8) ύποπτοι!

Το μήνυμα που αποστέλλετε, στην πορεία του προς τη συσκευή του παραλήπτη, περνά από αρκετά στάδια, που για διάφορους λόγους μπορεί να αποτελέσουν εμπόδιο με τη μορφή της αναστολής, εμπόδιου, δυσλειτουργίας κλπ.

Δείτε τα στάδια που περνάει κάθε μήνυμα που αποστέλλετε

  1. Η εφαρμογή mail που χρησιμοποιείτε.
  2. Η Συσκευή σας (σταθερός υπολογιστής, laptop, tablet ή κινητό)
  3. Η σύνδεσή σας Internet.
  4. Διακομιστής Εξερχομένων μηνυμάτων που χρησιμοποιείτε.
  5. Διακομιστής Εισερχομένων μηνυμάτων (του παραλήπτη).
  6. Η σύνδεση Internet του παραλήπτη.
  7. Συσκευή Παραλήπτη.
  8. Η εφαρμογή mail που χρησιμοποιεί ο παραλήπτης.

Δείτε και την απεικόνιση των σταδίων στο παρακάτω σχήμα:

Στάδια αποστολής email

Το μήνυμα που θα στείλετε, περνάει μέσα από 8 σημαντικά σημεία διεκπεραίωσης, άρα:
Σε κάθε προβληματική αποστολή υπάρχουν ΟΚΤΩ (8) υποψήφιοι ένοχοι!

Αποτυχία παράδοσης

Αν μήνυμα που στείλατε δεν μπόρεσε να παραδοθεί για κάποιο λόγο:

  • θα ενημερωθείτε για το λόγο αδυναμίας και
  • το μήνυμα θα παραμείνει σε ουρά λίγων ημερών με περιοδικές απόπειρες παράδοσης.

Συνήθεις λόγοι μη παράδοσης είναι οι παρακάτω:

  • Κακή φήμη υποδομής (IP, server κλπ) αποστολέα
  • Mailbox (γραμματοκιβώτιο) παραλήπτη να είναι γεμάτο
  • Παραλήπτης άγνωστος.

Για εσάς που δεν έχετε χρόνο

Αν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε όλο το άρθρο, χρησιμοποιήστε τον πίνακα που ακολουθεί

ΠΡΟΒΛΗΜΑΠΙΘΑΝΕΣ ΑΙΤΙΕΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ
Το μήνυμα δεν φεύγει Δείτε παραγράφους (1), (2) & (3)
Το μήνυμα καθυστερεί
να παραδοθεί.
Δείτε παραγράφους (5) & (8)
Το μήνυμα απορρίπτεται
(σας έχει έρθει ειδοποίηση
που εξηγεί τους λόγους που
απέτυχε η παράδοση)
Δείτε παραγράφους (4) & (5)
Ο παραλήπτης ισχυρίζεται
οτι δεν έλαβε το μήνυμα

(δεν έχετε παραλάβει
ειδοποίηση απόρριψης)
Δείτε παράγραφο (8)

Αρχείο αναφορών (Log Files)

Οι servers (3 & 4 στο σχήμα) καταγράφουν όλες τις αποστολές/παραλαβές, επιτυχείς και ανεπιτυχείς.

Αν η αποστολή αποτύχει, καταχωρείται ο λόγος αποτυχίας σε ειδικά αρχεία καταγραφής, τα "log files".

Mail log files report

Μπορείτε να ενημερωθείτε για ανεπιτυχή συμβάντα από το διαχειριστή του mail server σας.

Λάθος Πρακτικές

Αν το μήνυμα δεν παραδόθηκε, βρείτε την αιτία - μην το στέλνετε συνέχεια ξανά και ξανά!
Κάποιος λόγος υπάρχει που δεν παραλαμβάνεται και θα είστε σε θέση να τον ανακαλύπτετε, αν ολοκληρώσετε το διάβασμα του παρόντος άρθρου.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΩΝ e-mail

Υποθέτοντας ότι αντιμετωπίζετε πρόβλημα επιτυχούς αποστολής e-mail, θα εξετάσουμε τα 8 πιθανά σημεία που συνήθως δημιουργούν πρόβλημα.

1. Πρόβλημα στη συσκευή σας

Πρόβλημα mail στον υπολογιστή μου

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες:

Εμποδίζεται από το Antivirus ή το Firewall

Λύση:

Αν δε μπορείτε να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις, φωνάξτε τεχνικό.

2. Πρόβλημα με το πρόγραμμα αλληλογραφίας

Πρόβλημα mail στο πρόγραμμα αλληλογραφίας

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες

  • Σε κάποιες περιπτώσεις το αρχείο δεδομένων του Outlook χρειάζεται επισκευή (σπάνια περίπτωση) ή
  • βρίσκεται σε κατάσταση "ανενεργή" (επίσης σπάνια περίπτωση)

Λύση:

Για την περίπτωση Αρχείο δεδομένων Outlook κατεστραμμένο, το επιδιορθώνουμε με την εφαρμογή SCANPST.EXE που διαθέτει η Microsoft για το σκοπό αυτό.

Αν δε μπορείτε να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις, φωνάξτε τεχνικό.

3. Πρόβλημα στα mail λόγω κακής σύνδεσης με το δίκτυο

Πρόβλημα στα mail λόγω κακής σύνδεσης με το δίκτυο

Συμπτώματα:

Το e-mail δεν φεύγει

Αιτίες:

  • Η σύνδεσή μας με το Internet είναι κακή ή δεν υπάρχει καθόλου
  • Έχετε επισυνάψει ΠΟΛΥ ΜΕΓΑΛΟ αρχείο (ή εικόνα μεγάλου μεγέθους)
  • Ο υπολογιστής συνδέεται στο Internet από το router με WiFi (χωρίς καλώδιο)

Λύση:

Κατ' αρχήν βεβαιωθείτε για το αν υπάρχει δίκτυο με τη βοήθεια του φυλλομετρητή (browser). Βλέπετε άλλα sites?

  • Αν δε μπορείτε, ελέγξτε αν το καλώδιο δικτύου είναι σωστά τοποθετημένο στον υπολογιστή.
  • Αν συνδέεστε με Wifi, πηγαίνεται πιο κοντά στην πηγή (router) και αν αυτό δε λύνει το πρόβλημα κάντε μια επανεκκίνηση στο router.
  • Συνημμένο βαρύ: Αν συνδυαστεί και με όχι ποιοτική σύνδεση, δε θα μπορέσει να φύγει ποτέ.
    Σταματήστε την προσπάθεια και σβύστε το από το φάκελο "εξερχόμενα" που έχει σκαλώσει.
  • Δυστυχώς, υπάρχουν ακόμα περιοχές κακής ποιότητας σύνδεσης, ακόμη και μέσα στην Αθήνα.
    Δείτε "τι είναι bandwidth" σε σχετικό μας άρθρο.
    Αν όμως διαπιστώσατε βλάβη στη σύνδεση, τηλεφωνήστε στον πάροχό σας και δηλώστε το.

4. Πρόβλημα στο διακομιστή σας εξερχομένων

Πρόβλημα στο διακομιστή σας εξερχομένων

Συμπτώματα:

Ο outgoing mail server (4) αδυνατεί το εντοπίσει το server παραλαβής (5).
Σε αυτή την περίπτωση σας ειδοποιεί με το μήνυμα: "host lookup did not complete"

Αιτίες

Ο server (5) εντοπίζει τον server παραλαβής με τη βοήθεια συγκεκριμένων DNS Servers.
Αν αυτό δεν είναι δυνατό για κάποιο λόγο, η προσπάθεια εγκαταλείπεται.

Σημ. Κάτι τέτοιο, θα γίνει αντιληπτό (από άλλους χρήστες που θα παραπονεθούν) και θα διορθωθεί γρήγορα.

Λύση:

Θα ήταν καλή ιδέα να χρησιμοποιούνταν οι Google DNS (8.8.8.8), αλλά αυτό αφορά τους τεχνικούς του server και όχι εσάς τους χρήστες.

Για να διαπιστώσετε αν φταίει ο server εξερχομένων, δοκιμάστε να συνδεθείτε στο webmail σας (www.το-site-σας.gr/webmail) και να στείλετε ένα test. Αν το test επιτύχει, το πρόβλημα βρίσκεται στα σημεία 1, 2, 3

5. Πρόβλημα στο mail server του παραλήπτη

Πρόβλημα στο mail server του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Είναι η πιο συνηθισμένη περίπτωση προβλημάτων.
Το e-mail φεύγει μεν από εμάς, αλλά δεν παραδίδεται για κάποιο λόγο.

Αιτίες

  • Πτώση υπηρεσιών server (πολύ σπάνιο)
  • Άγνωστος Παραλήπτης (Recipient unknown)
    Ο server αδυνατεί να το παραδώσει κάπου. Έχετε γράψει λάθος email
    Γραμματοκιβώτιο Παραλήπτη Γεμάτο (The recipient's mailbox is full and can't accept messages now)
    Δεν υπάρχει επαρκής χώρος για παράδοση του μηνύματός σας.
  • Κακή φήμη
    Αν η ταυτότητά σας (IP) που χρησιμοποιήσετε στο Internet έχει καταγγελθεί για κακή συμπεριφορά (spam), τότε τα μηνύματα που προέρχονται από εσάς, θα απορρίπτονται.
    Η IP αυτή μπορεί να είναι σταθερής σύνδεσης (σπίτι, γραφείο), περιστασιακής σύνδεσης (WiFi καφετέριας) ή ακόμα και του server σας (περίπτωση 4).
  • Σε Καραντίνα (Greylisted)
    Οι "καραντίνες" αυτές κρατούν μερικά λεπτά.
    Το μήνυμά σας θα προωθηθεί λίγο αργότερα, αγού ο server σας (4) θα προσπαθήσει ξανά.
    Δεν θεωρείται "πρόβλημα" αλλά διαδικασία παράτασης του χρόνου παράδοσης.
  • Συνημμένο ύποπτο
    Τα e-mails μπορούν να θεωρηθούν επικίνδυνα όταν μεταφέρουν συνημμένα αρχεία, συγκεκριμμένου τύπου, όπως:
    [1] .exe - .jar - .iso - .msi - .bat - .com, που μας αποστέλλουν συνεχώς οι κακόβουλοι του διαδικτύου
    [2] .jpg - .png - .pdf - .docx - .xlsx - .pptx που μπορεί να θέλουμε να στείλουμε εμείς και μας τα απορρίπτουν.
    Λογικά, η αποστολή ενός (αθώου κατ' εσάς) pdf, θα τοποθετηθεί το φάκελλο "SPAM" του παραλήπτη.
    Επίσης αν είναι ανάγκη να στείλετε συνημμένο της μορφής [2] γενικώτερα και απορρίπτεται, συμπιέστε το, ώστε να έχει κατάληξη .zip και όχι .xlsx ή .docx
  • Αποκλεισμός Παραλήπτη (σπάνια θα συμπέσει με δική μας αποστολή)

Λύση:

  • Το πρώτο που πρέπει να γίνει, είναι να ενημερωθείτε για το πρόβλημα!
    Ο απέναντι server θα ενημερώσει για τους λόγους μη παράδοσης του email.
    Στο σύνολο των περιπτώσεων όσοι αποστέλλουν μηνύματα αγνοούν το μήνυμα λάθους που επιστρέφεται από τον απέναντι server.
  • Η κάθε περίπτωση από αυτές που αναφέραμε έχει και τη δική της λύση, που θα δοθεί από εσάς ή από τεχνικό υποστήριξης, ανάλογα την περίπτωση.

6. Πρόβλημα σύνδεσης του παραλήπτη στο Internet

Πρόβλημα σύνδεσης του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Το e-mail παραδίδεται στο server (5) αλλά ο παραλήπτης αδυνατεί να το παραλάβει.

Αιτίες

  • Ο παραλήπτης έχει αποσυνδεθεί από το δίκτυο.
  • Το μήνυμα συνοδεύεται από κάποιο μεγάλο συνημμένο και η ποιότητα σύνδεσης του παραλήπτη δεν καταφέρνει να ολοκληρώσει.
    Σε αρκετές περιπτώσεις μάλιστα θα παραλαμβάνει πολλές φορές μηνύματα που έχει ήδη παραλάβει, αλλά όχι το βαρύ που αποτυγχάνει.

Λύση:

Εδώ ίσως ο χρήστης πρέπει να μιλήσει με την τεχνική υποστήριξη του server του.

 7. Πρόβλημα με τη συσκευή του παραλήπτη

Πρόβλημα με τη συσκευή του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Το e-mail έχει παραδοθεί στο server (5) αλλά ο παραλήπτης αδυνατεί να το παραλάβει.

Αιτίες

  • Πρόβλημα στη συσκευή του παραλήπτη.

Λύση:

  • Επανεκκίνηση του υπολογιστή.
  • Έλεγχος για ιούς.

8. Πρόβλημα με την εφαρμογή mail του παραλήπτη

Πρόβλημα με την εφαρμογή mail του παραλήπτη

Συμπτώματα:

Το πρόγραμμα mail του παραλήπτη είναι και ο τελευταίος σταθμός της διαδικασίας.
Το e-mail έχει παραδοθεί στο server (5) αλλά ο παραλήπτης δεν το έχει δει ακόμη.

Αιτίες

  • Το μήνυμα δεν παραδίδεται γιατί το συνθηματικό που δίνει ο παραλήπτης είναι λάθος.
  • Το Firewall (η το Brute Force) του server (5) έχει κλειδώσει τον παραλήπτη, λόγω επανειλημμένων αποτυχιών.
  • Το μήνυμα έχει παραληφθεί, αλλά θεωρήθηκε μερικώς ύποπτο και μεταφέρθηκε στον λεγόμενο φάκελλο των "spam" ή "junk"

Λύση:

  • Να ελέγξει ο παραλήπτης το φάκελο των "ανεπιθύμητων" (spam)
  • Να επικοινωνήσει με την τεχνική του υποστήριξη

Πίνακας προβλημάτων e-mail και αίτια δημιουργίας

Στον πιο κάτω πίνακα, σας παραθέτουμε ένα "σκονάκι" με τις συνηθέστερες αιτίες που εμποδίζουν την ηλεκτρονική σας αλληλογραφία.

Email issues cheatsheet
ΠΡΟΒΛΗΜΑΠΙΘΑΝΕΣ ΑΙΤΙΕΣ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ
Το email δεν φεύγει
  • Κακής ποιότητας σύνδεση στο Internet (συχνό)
  • Ασθενής WiFi πρόσβαση στο Internet
  • Χάθηκε η σύνδεση με το Internet
  • Συνημμένο μεγάλου μεγέθους (πολύ συχνό)
  • Το Antivirus (ή το Firewall) του υπολογιστή σας, εμποδίζει την αποστολή
  • Το Firewall του Διακομιστή Εξερχομένων, εμποδίζει την αποστολή
  • Διακομιστής Εξερχομένων μη διαθέσιμος (σπάνιο)
Δεν αναγνωρίζεται
ο κωδικός,
είτε στην παραλαβή
είτε στην αποστολή
.
  • Χρησιμοποιείτε λάθος κωδικό στο διακομιστή Εισερχομένων ή και Εξερχομένων.
  • Σας απαγορεύτηκε η πρόσβαση από το server.
    Συμβαίνει για λόγους ασφάλειας, αν δώσατε λάθος κωδικό κάμποσες φορές.
Το email δεν φτάνει
στον προορισμό του
  • Παραλήπτης Άγνωστος
  • Το γραμματοκιβώτιο Παραλήπτη έχει γεμίσει
  • Ο Διακομιστής Εισερχομένων Παραλήπτη δεν ανταποκρίνεται
  • Απόρριψη λόγω κακής φήμης υποδομής αποστολέα
  • Απόρριψη λόγω ύποπτου συνημμένου
Το email δεν παραλαμβάνεται
(χωρίς να υπάρχει φανερή αιτία)
  • Παραδόθηκε στο φάκελο ανεπιθύμητων, οπότε δεν έγινε αντιληπτό.
Παραλαβή καταιγισμού
email μηνυμάτων
που στην ουσία είναι αναφορές
ανεπιτυχούς παράδοσης
  • Κάποιος αποστέλλει μηνύματα spam, δηλώνοντας τη δική σας διεύθυνση σαν δική του.
    Οι αναφορές ανεπίδοτων έρχονται στον "αποστολέα" δηλ. σε "εσάς".

Η λύση των παραπάνω προβληματάτων μπορεί να δοθεί σε έναν από τους παρακάτω:

  • Εσάς
  • Τον πάροχό σας σύνδεσης στο Internet
  • Το τεχνικό τμήμα του site σας (όπου διατηρείτε λογαριασμό e-mail)
  • Την τεχνική υποστήριξη του παραλήπτη
  • Τον παραλήπτη

Διαβάστε επίσης

210 6034122